En cualquier organización, escuchar no es opcional. Por ello, las encuestas juegan un papel fundamental porque capturan señales, detectan fricciones y revelan oportunidades. Las encuestas en Jira Service Management están diseñadas precisamente para esto porque permiten recoger feedback en momentos clave sin salir de tu entorno de trabajo, sin herramientas externas y sin añadir complejidad innecesaria.

Caso real: Cómo mejorar el onboarding paso a paso

Atlassian nos cuenta un ejemplo en concreto. Imagina que trabajas en el equipo de RR. HH. de tu empresa. Quieres mejorar el proceso de onboarding, así que configuras una encuesta que se envía automáticamente 30 días después de la incorporación. Revisas los resultados que dicen algo interesante:

• Alta puntuación en la bienvenida del equipo.
  

• Baja puntuación en “Recibí la información y los recursos que necesitaba”.
  

Los comentarios revelan que el problema es la confusión sobre políticas internas y dificultad para encontrar ayuda.

¿Qué puedes hacer con esta información?

• Actualizas el checklist de onboarding.
  

• Mejoras los artículos de la base de conocimiento.
  

• Lanzar una nueva encuesta de seguimiento.
  

Con el tiempo, las puntuaciones suben gracias a los datos clave que has recopilado con las encuestas de Jira Service Management.

Ahora vamos a la práctica, a continuación te explico cómo debes activar esta funcionalidad y cómo puedes crear tus encuestas paso a paso.

¿Cómo activar las encuestas de Jira Service Management en tu instancia?

Si no ves la opción Encuestas (Surveys) en el menú lateral, probablemente no estén activadas. Para realizar los siguientes pasos, necesitas ser administrador del espacio.

• Ve al nombre de tu espacio.
  

• Selecciona Más acciones.
  

• Accede a Configuración del espacio → Características.
  

• Activa el interruptor de Encuestas (Surveys).
  

En este video puedes ver rápidamente cómo activar las encuestas:

Cómo crear encuestas de Jira Service Management

A la hora de crear las encuestas, puedes empezar desde una plantilla o desde cero. Aquí te explico cada una.

Crea una encuesta a partir de una plantilla

Utiliza este tutorial cuando quieras empezar una encuesta desde una plantilla, en lugar de empezar desde 0.

• Desde la navegación de la izquierda, selecciona Encuestas.
  

• Selecciona Crear encuesta → Crear desde plantilla.
  

• Previsualiza y elige una plantilla.
  

A partir de aquí ya puedes editar tu encuesta:

• Arrastrar y soltar preguntas.
  

• Editar campos existentes.
  

• Añadir nuevos tipos de campos (texto, email, URL, fecha…).
  

• Crear secciones.
  

• Marcar preguntas como obligatorias.
  

Guarda la encuesta y se quedará como borrador. Antes de lanzar la encuesta, no olvides revisarla.

Crear una encuesta desde cero

Si necesitas algo más específico:

• Ve a Encuestas.
  

• Selecciona Crear encuesta → Crear en blanco.
  

• Asigna un nombre a tu encuesta y créala.
  

Y como desde la plantilla, ya puedes construir tu encuesta:

• Añade campos según tus necesidades.
  

• Organiza el contenido por secciones.
  

• Define qué preguntas son obligatorias.
  

• Reordena mediante arrastrar y soltar.
  

Igual que antes, puedes previsualizar y guardar como borrador. Por defecto, solo tú podrás verla hasta que decidas compartirla.

Publicar y compartir una encuesta

Una vez tengas tus encuestas creadas y revisadas, ya puedes lanzarlas. Para darles visibilidad puedes hacer lo siguiente:

Si lo que quieres es publicarla:

• Ve a Encuestas y selecciona la encuesta que quieras publicar.
  

• Haz clic en Publicar (dos veces para confirmar).
  

Para compartir la encuesta, sigue los siguientes pasos:

• Abre la encuesta.
  

• Selecciona Copiar enlace.
  

• Envíalo a las personas que deben responder.
  

Atención: El acceso a la encuesta está determinado por la configuración del canal de su portal, así que asegúrese de que el acceso al canal esté configurado en Abierto para recopilar respuestas.

Eliminar una encuesta

Si quieres eliminar una encuesta sigue los siguientes pasos:

• Ve a Encuestas y dirígete a la encuesta que desees eliminar.
  

• En la parte superior derecha, selecciona Más acciones, entonces Eliminar.
  

• Clica sobre Eliminar nuevamente.

Las encuestas no son solo una funcionalidad más, son una palanca directa para entender qué está pasando en tu organización y actuar con criterio. Si ya estás utilizando Jira Service Management, tienes todo lo necesario para empezar. Y si todavía no estás aprovechando su potencial, este es el momento perfecto para dar el paso. Recuerda que puedes ponerte en contacto con nuestro equipo a través del siguiente enlace.