Dentro del ámbito del desarrollo de los Sistemas de Información, el actual entorno de evolución de las nuevas tecnologías supone un reto relevante para los departamentos de informática que se suman al proceso. Si añadimos a esto la situación de crisis económica actual, la necesidad de reducción de costes y aumento de eficiencia se hace cada vez más prioritaria.
¿Qué problemática existe?
Las empresas tienen un número de recursos finito. Con estos recursos deben de generar y desarrollar las nuevas necesidades de productos que se convierten muchos de ellos en el desarrollo de proyectos de software con tecnologías y enfoques punteros. A causa de esto, los proyectos no acaban en presupuesto o tiempo o no logran los resultados esperados.
¿Cuántas veces nos encontramos ante una de estas situaciones?:- Se arrancan demasiados proyectos y se finalizan muy pocos.
- No hay suficiente tiempo para resolver todos los problemas que surgen.
- Los profesionales se ven desmotivados y faltos de liderazgo.
- El rendimiento promedio de nuestros proyectos es deficiente y sigue cayendo más a medida que transcurre el tiempo.
- Nuevos problemas siguen apareciendo agobiando a los equipos de proyectos, quienes se encuentran continuamente en el rol de apagar fuegos.
- Siempre parecemos estar faltos de recursos, tiempo y presupuesto.
- Se hace sumamente difícil controlar proyectos, especialmente los más importantes.
- Los proyectos no están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
- Etc…
Si algunos de estos problemas se manifiestan con demasiada frecuencia en nuestros proyectos, entonces se requiere hacer una reorganización que permita minimizar sus efectos y alcanzar un mayor éxito.
¿Qué podemos hacer?
Introducir dentro del departamento de informática de la entidad una "Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, Project Management Office)" liderada por los responsables del departamento, que nos permita asegurar una adecuada gestión de los mismos y que se cumpla con los plazos establecidos y las calidades acordadas dentro de los presupuestos estimados
Introducir dentro del departamento de informática de la entidad una "Oficina de Gestión de Proyectos (PMO, Project Management Office)" liderada por los responsables del departamento, que nos permita asegurar una adecuada gestión de los mismos y que se cumpla con los plazos establecidos y las calidades acordadas dentro de los presupuestos estimados
¿Qué beneficios nos aporta?
Una PMO aporta numerosas ventajas a los proyectos de la empresa y en definitiva a toda la organización, tales como:
- Uso efectivo de recursos, que permite usar escasos y valiosos recursos en más cantidad de proyectos.
- Prácticas de Gerencia de Proyectos estandarizadas. Uso de las mismas metodologías, procesos y herramientas, disminuyendo el tiempo de aprendizaje.
- Reduce costes en la estructura de proyectos, incrementando por tanto los beneficios de la organización
- Permite establecer un sistema centralizado de seguimiento y control de proyectos, capaz de producir reportes para todos los niveles de la organización que permita una toma de decisiones rápida y efectiva.
- El conocimiento en gerencia de proyectos está ubicado en una sola entidad y se distribuye adecuadamente a los proyectos que lo requieren.
- Etc…
Es muy amplio el alcance de lo que una PMO puede o debería hacer para una organización, y su participación dentro de un proyecto realmente va a venir determinada por sus responsables directos dentro de la figura del cliente para el que se esté trabajando.
Sin embargo, actualmente las empresas todavía se muestran reticentes a implantar este tipo de entidades externas para la gestión dentro de sus propios proyectos, ya que muchas veces las PMOs son percibidas como un ente puramente burocrático, en cuyo caso, por mucho que la Oficina ayude a planificar y lleve un adecuado control del avance y la calidad del proyecto, éste no podrá ser llevado a término.
Por ello, si de verdad se pretende mejorar la eficacia y eficiencia de nuestros proyectos, el mejor camino para conseguirlo sería a través de la potenciación del establecimiento de Oficinas de Proyectos, y más aún cuando los niveles de complejidad aumentan.
En conclusión, una PMO aporta 3 beneficios clave a la organización: Estructura, Control y Transparencia, pero el que tenga éxito o no sólo es cuestión de confianza.