¿Pierdes tiempo buscando páginas en Confluence Cloud que sabes que existen, pero nunca aparecen en los primeros resultados? La búsqueda de Confluence es potente, pero requiere conocer ciertos trucos para que sea realmente útil.
En esta guía práctica aprenderás:
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Cómo utilizar la búsqueda avanzada.
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Utilizar operadores y comodines.
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Consejos prácticos para encontrar y estructurar tu contenido en Confluence.
Usa la barra de búsqueda rápida
Lo principal es utilizar la barra de búsqueda de Confluence. Una vez estés dentro de la app, independientemente del espacio puedes pulsar / y se abrirá esta barra de búsqueda. Aquí ya puedes escribir lo que estés buscando y se abrirá un desplegable de sugerencias. Puedes escribir el nombre de una página, blog, pizarra, persona o espacio.
Por ejemplo, si estás buscando un manual corporativo sobre cómo pedir vacaciones puedes teclear vacaciones y aparecerán sugerencias de contenido donde se hable de vacaciones.
Los elementos se ordenan comenzando por los más recientes.
Búsqueda avanzada
La Búsqueda avanzada de Confluence se encuentra en la misma barra de búsqueda rápida. Para utilizarla, puedes seguir estos pasos:
1 - En la barra de búsqueda escribe el título, por ejemplo, de una página que estés buscando.
2 - Selecciona la opción Búsqueda avanzada. Aquí te dejo una imagen para que la localices rápidamente.
3 - Si no ha aparecido la página que buscas, puedes ayudarte de los filtros que te ofrece la Búsqueda avanzada.
4 - Puedes filtrar por espacio, colaboradores, fecha de actualización, tipo (página, doc en vivo, espacio, etc.) etiquetas, etc.
Usa comillas para coincidencias exactas
Si recuerdas una frase completa para un título o un espacio, escríbela en el buscador entre comillas. Por ejemplo, si escribes “Marketing y comunicación” te devolverá resultados de una búsqueda exacta de esta frase. Recuerda que esa búsqueda no te dará resultados de solo “marketing” o solo “comunicación”.
La búsqueda con comillas también tiene en cuenta el plural o singular de las palabras. Si por ejemplo buscas “registros de auditorías” buscará ese término, no te devolverá resultados como “registro de auditoría”.
Búsqueda de palabras mediante operadores
Cuando solo conoces algunas de las palabras que contiene el contenido al que deseas acceder, puedes utilizar los operadores en el campo de búsqueda. A continuación, te presentamos el listado de operadores que puedes utilizar.
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OR: Utiliza OR cuando quieras buscar contenido que contenga una palabra u otra. Por ejemplo: vacaciones OR permisos. Esta búsqueda te devolverá resultados que contengan la palabra vacaciones o permisos. Recuerda que los operadores, en este caso OR, siempre tiene que ir en mayúscula.
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AND: Utiliza este operador cuando el contenido tenga dos términos. Por ejemplo: vacaciones AND permisos. Esta búsqueda te devolverá contenido que incluya la palabra vacaciones y permisos.
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NOT: Para buscar contenido que tenga un término pero no otro, utiliza el operador NOT. Por ejemplo: vacaciones NOT permisos. Esta búsqueda te dará resultados de contenido que tenga la palabra vacaciones y que no tenga la palabra permisos.
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Búsqueda de grupo: Para hacer una búsqueda más complicada puedes utilizar los paréntesis y utilizar más de un operador. Por ejemplo si buscas (vacaciones OR permisos) AND festivos te devolverá el contenido que incluya la palabra vacaciones o permisos y la palabra festivos.
Busca palabras clave utilizando comodines
Los comodines son signos que te permiten ampliar la búsqueda si no tienes claras una o más letras de tu palabra para la búsqueda. A continuación te explicamos qué signos son y cómo los puedes utilizar.
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Utiliza ? para reemplazar un carácter en tu búsqueda. Por ejemplo, si escribes ?aca te puede ofrecer resultados como vaca o baca.
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Para reemplazar más de un carácter, utiliza el símbolo * . Por ejemplo, si escribes regla* te dará resultados como reglas o reglamento.
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Puedes utilizar estos dos comodines conjuntamente. Por ejemplo, si buscas p*r? te dará resultados como para o pera, pero no te dará resultados como por ejemplo paraguas.
Consejos extra para encontrar más rápido en el futuro
A continuación, te dejo algunas claves que tienes que tener en cuenta a la hora de realizar tu búsqueda y también a la hora de estructurar y crear tu contenido en Confluence.
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Escribe títulos descriptivos a las páginas.
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Usa etiquetas estándar (onboarding, políticas, guías).
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Organiza los espacios por tema (marketing, rrhh, operaciones, etc.).
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Añade resúmenes claros en cada página para que salgan en snippets.
Saber buscar en Confluence es clave para no perder tiempo. Con estos trucos podrás localizar páginas, adjuntos y manuales en segundos, incluso en instancias enormes.
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