En la actualidad, las empresas exigen un alto nivel de eficiencia y automatización a sus equipos. Sin embargo, no todo depende del propio empleado, sino que las organizaciones deben dotar a sus equipos de herramientas que les permitan cumplir con estas exigencias. Una de las plataformas más ágiles y que facilitan la colaboración de los equipos es Jira, la solución líder de Atlassian. Esta solución permite configurar, crear y automatizar flujos de trabajo para asegurar que los equipos trabajen de forma ininterrumpida. ¿Quieres saber cómo? En este artículo te vamos a enseñar cómo puedes crear y automatizar flujos de trabajo en Jira.
¿Qué es un flujo de trabajo en Jira?
Un flujo de trabajo es la ruta que sigue un proceso que diseñas, desde que se crea hasta que se finaliza. Los flujos de trabajo contienen estados y transiciones durante su ciclo de vida. Jira incluye un editor visual de flujos de trabajo que permite crear, editar y visualizar de forma sencilla los flujos de trabajo que crees en Jira.
Aquí te dejamos una imagen de este editor de flujos de trabajo en Jira:
¿Cómo personalizar un flujo de trabajo en Jira
Gracias a este editor visual de flujos de trabajo de Jira, personalizarlos es una tarea muy sencilla. Este constructor te permite definir estados personalizados, establecer transiciones y aplicar validaciones o condiciones. A continuación, vamos a seguir una guía de pasos para que puedas crear tu primer flujo de trabajo.
1 - Accede a Configuración (Configuration) y dirígete a Incidencias (Issues).
2 - En la barra izquierda, clica sobre Flujos de trabajo (Workflows).
3 - Aquí puedes añadir un flujo de trabajo y si ya tienes alguno, puedes editarlo.
4 - Clicamos sobre Añádir un nuevo flujo de trabajo. En esta ventana, en la parte derecha verás un botón con el nombre Añadir flujo de trabajo. Clica sobre él y pulsa sobre Crear nuevo.
5 - A partir de aquí, ya puedes añadir los estados y transiciones que quieras.
Aquí te dejamos un vídeo para que sigas paso a paso la creación de un flujo de trabajo en Jira básico:
Automatiza los flujos de trabajo
Otra de las funcionalidades que incluye Jira es que te permite automatizar flujos de trabajo para ahorrar tiempo y minimizar los errores. Con la automatización, puedes crear reglas para que se ejecuten acciones automáticamente. Por ejemplo, configurar asignaciones automáticas de issues, añadir notificaciones, crear issues cada X tiempo, generar informes, etc.
Para crear una regla de automatización, tienes que seguir los siguientes pasos:
1 - Accede a Configuración (Configuration) y dirígete a Sistema (System).
2 - En la barra izquierda, dirígete a la sección Automatización (Automation) y a Automatización Global (Global Automation).
3 - Aquí te aparece un listado de las automatizaciones que ya tengas y también, la opción de crear una nueva pulsando sobre el botón Crear regla (Create rule).
4 - A partir de aquí, ya puedes crear la regla que necesites.
Te contamos que las reglas de automatización tienen tres componentes que te explicamos a continuación:
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Los desencandenadores o triggers que ponen en marcha la regla. Por ejemplo, crear una incidencia, cambiar el valor de un campo, asignar una issue, comentar una issue, enviar un formulario, etc.
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Las condiciones son aquellos aspectos que se deben cumplir para que se ejecute una regla. Ejemplos de condiciones pueden ser cuando sea una fecha en concreto, cuando se cumpla una JQL, cuando una issue tenga un estado, etc.
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Las Acciones hacen referencia a la parte de ejecutar la regla. Por ejemplo, si se cumple una condición (una fecha) la acción sería crear una issue.
Aquí te dejamos una imagen del creador de reglas de Jira para que veas estos tres componentes.
Beneficios de la automatización de los flujos de trabajo
Gracias a la automatización y a los flujos de trabajo en Jira destacamos estos tres puntos que son claves para los equipos:
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Aumenta la eficiencia: Los equipos ahorran tiempo en tareas manuales y pueden centrarse en el trabajo que únicamente pueden realizar ellos.
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Mejora la colaboración: Los equipos pueden ver en qué parte del proceso se encuentran cada tarea, lo que facilita la colaboración y la comunicación.
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Mayor visibilidad: Gracias a los constructores visuales y a la creación de reglas, se conocen mejor los procesos y los flujos de trabajo, lo que permite que haya una mayor visibilidad de los estados y transparencia.
Si necesitas ayuda para implantar flujos de trabajo en Jira, puedes contar con el equipo de excentia, ya que somos Gold Partners de Atlassian. Si estás interesado/a puedes contactarnos en esta página