Artículo escrito por María Pilar Sierra, consultora de calidad de procesos TI en excentia.
¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Cuánto?
En la actualidad, gran parte de las organizaciones hacen uso de sistemas informáticos en su actividad de negocio de forma diaria. Infinitos datos quedan registrados y almacenados en sus bases de datos pero, ¿se llegan a analizar? ¿Se utilizan para saber qué está pasando en la organización? ¿Qué resultados se están consiguiendo? ¿Cuándo se ha producido una desviación respecto al objetivo establecido? ¿Por qué?...
Las tecnologías de BI (Business Intelligence) permiten, en tiempo real, el acceso interactivo, análisis y manipulación de información crítica para la organización; proporcionando a los usuarios un mayor entendimiento que les permite identificar las oportunidades y los problemas de sus negocios, facilitando la toma de decisión rápida para poder actuar a tiempo.
Los beneficios que aporta a una organización el disponer de un sistema de BI, son los siguientes:
- Capacidad de extracción, depuración, consolidación y presentación de datos-información-conocimiento de forma automatizada.
- Poner a disposición de los usuarios que la necesiten la información necesaria para el análisis y la toma de decisiones: ágil, flexible y fiable, en el formato adecuado a cada uno.
- Homogeneidad en la utilización de la información (interna y externa): utilización de la misma información al medir las mismas cosas.
- Sistema soportado sobre plataformas tecnológicas sólidas y escalables.
Pero… ¿qué información es la que tenemos que medir que permita a los usuarios poder tener una visión de su organización y poder tomar decisiones rápidas y actuar en tiempo?
Los sistemas de BI permiten implementar estrategias a partir de la visión y misión de la empresa de una forma operativa. Se transforman estas estrategias en objetivos, indicadores y planes de acción, integrando las perspectivas de la empresa:
- Clientes
- Empleados
- Procesos Internos
- Finanzas
La implementación de estos indicadores sirve de orientación a la hora de tomar decisiones que afecten tanto a determinadas unidades de negocio como a la organización en su conjunto.
Por lo tanto, en los proyectos de BI es de vital importancia que los usuarios del sistema estén implicados tanto en la definición de requisitos como en su posterior validación para asegurar que, en su uso diario, le permita tener una rápida visión de su organización y le sirva para el propósito para el que se ha diseñado. Si no es así, es muy probable que, al fin del proyecto, el resultado sea un cuadro de mando con infinidad de tablas, gráficos de tarta, semáforos, etc. que se alejen de lo que el usuario necesita.
Es muy importante que en estos proyectos se represente sólo la información necesaria y relevante para la organización ya que, si no, se corre el riesgo de que se desvíe la atención del usuario y no pueda decidir ni actuar en tiempo. Como conclusión, podemos establecer que un Sistema de BI es una herramienta fundamental e imprescindible en la actual coyuntura económica, y es decisión de la dirección el evolucionar a posiciones más competitivas a través de un sistema de BI.
“El exceso de información no es poder, pero el conocimiento sí lo es”